Организаторы городских мероприятий сталкиваются с необходимостью подтверждать более тысячи пунктов сметы фотографиями. Для грантовой отчётности важно показать, что именно находилось на площадке и в какие дни, а после демонтажа конструкций переснять материалы уже невозможно.
Как это выглядело пять лет
Процесс держался на Google Sheets и терпении:
- фотографы снимали всё подряд, без привязки к смете;
- менеджеры распечатывали 20+ листов и вычёркивали позиции на глазок;
- архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;
- к концу проекта набегало 5000+ фото, до половины — дубли одного угла, а строка за второй день монтажа могла остаться пустой.
Такие строки заказчик режет из оплаты. Передать проект другому менеджеру не выходило: площадка жила в голове у одного человека.
Что сделали
Контур автоматизации отчётов поверх привычных таблиц: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX по шаблону заказчика. Фотограф открывает карточку позиции, день и блок уже выбраны, внутри — название, блок сметы, контакт ответственного, при необходимости образец. Снятый кадр сразу ложится в структуру сметы. Общий чат для разбора фото больше не нужен.
Было 640 человекочасов на цикл отчётности — стало 64. Разбор фото ускорился в 10 раз, сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо 320.
Правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт собирается сразу в формате приёмки — позиция, время, место, день.
Что ещё в статье
- Почему на одну строку сметы часто нужны два кадра и как это закрыли двумя слотами на позицию.
- Как две недели в полях — с участием в монтаже и съёмках — вскрыли проблемы, о которых заказчик не догадывался. Контроль прорабов и бригад добавили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, задача уходит бригаде автоматически, со сроком исправления.
- Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки падают до 3-4 месяцев.
- Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия — 576 человекочасов.
Автор — Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час. Раньше на это уходили недели с архивом и распечатками.
